「丁寧な言葉遣いで」ビジネスメールをお願いしてみよう
ビジネスメールの作成は、多くの社会人にとって日常的でありながら意外と時間のかかる作業です。「何と書けばいいかわからない」「失礼のない表現になっているか心配」そんな悩みを、AIが解決してくれます。
まず基本的なお願いの仕方から見てみましょう。重要なのは、相手、目的、状況を明確に伝えることです。
効果的なメール作成依頼の例
「あなたは丁寧なビジネスメールが得意な秘書です。取引先の田中様に、来週の会議を1週間延期したいという内容のメールを作成してください。理由は社内の都合によるものです。申し訳ない気持ちを込めて、丁寧にお詫びも含めてください。」
- 適切な件名の提案
- 丁寧な挨拶文の作成
- 明確な用件の整理
- 謝罪の表現の工夫
- 今後の対応策の提示
- 適切な結びの言葉の選択
- お礼メール：お世話になった上司への転職お礼メール
- 依頼メール：同僚に資料作成の協力をお願いするメール
- 報告メール：プロジェクトの進捗報告メール
ブログやSNSの投稿文もアイデア出しから手伝ってもらおう
文章作成の悩みは、ビジネスメールだけではありません。個人ブログやSNSの投稿でも「何を書けばいいかわからない」「いつも同じような内容になってしまう」という悩みを抱える方は多いでしょう。
AIはアイデア出しの段階から強力なパートナーになってくれます。
アイデア出しから記事作成まで
「30代会社員の日常ブログのネタを10個考えてください。仕事の愚痴ではなく、読者が共感できるようなポジティブな内容でお願いします。」
ポイント１: 気に入ったアイデアがあれば、さらに詳しく依頼できます。「『平日夜の時短料理レシピ』というテーマで、800文字程度のブログ記事を書いてください。実体験に基づいたような親しみやすい文体で、レシピ1つと作り方のコツを含めてください。」
ポイント２: SNSの短い投稿でも、AIは力を発揮します。「今日食べた美味しいランチについてのInstagram投稿文を考えて。ハッシュタグも5つ提案して」「読み終わった本の感想をTwitter投稿用に140文字以内でまとめて」
作った文章を「もっと短く」「もっと面白く」と整えてもらう方法
AIの便利な機能の一つが、既存の文章を様々な方向で改善してくれることです。自分で書いた文章も、AIの力を借りてブラッシュアップできます。
文章改善の具体的な依頼方法
元の文章：「今日は会議が長くて疲れました。でも新しいプロジェクトが決まったので、やりがいもあります。」
改善依頼：「この文章をもっと具体的で面白く、ブログ記事の一部として魅力的に書き直してください」
改善後：「3時間に及ぶマラソン会議で頭がフラフラでしたが、ついに新プロジェクトが正式決定！疲労感と達成感が同時に押し寄せる、なんとも複雑な気分の1日でした。」
- 長さの調整：「この文章を半分の長さに要約して」「Twitter投稿用に140文字以内にまとめて」
- 文体の変更：「この硬い文章をもっとカジュアルに書き直して」「より丁寧でフォーマルな表現に変えて」
- 表現力の向上：「この文章をもっと面白く、読者の興味を引くように」「もっと具体的で分かりやすく」
- 構成の改善：「この文章の構成を整理して、読みやすくして」「重要なポイントを箇条書きで強調して」
- 対象読者の調整：「この内容を中学生にも分かるように」「専門家向けにより詳細に」
- 目的別の最適化：「プレゼン用に」「報告書として」「ブログ記事として」
- 具体的にどの部分をどう変えたいかを伝える
- 改善の方向性（短く、面白く、丁寧になど）を明確にする
- 対象読者（上司、友人、一般読者など）を指定する
文章作成のパートナーとして活用しよう
このように、AIは単に文章を作るだけでなく、既存の文章をより良いものに変える「編集者」としても活用できます。文章作成が苦手だった方も、AIをパートナーにすることで、より効果的で魅力的な文章を作成できるようになります。
次回予告
次回は、情報収集と要約について詳しく学んでいきます。長い記事も3行で理解できる要約術や、ネット検索より早い情報収集のコツをお伝えします。
